In deze nieuwsbrief stellen wij u graag op de hoogte van de nieuwste – en komende ontwikkelingen omtrent ManageWare Pro en MyMindspace.
Jeugdzorg 2018
Jeugdzorg gaat weer veranderen in 2018, gemeentelijke willekeur blijft…
Bij de overheveling van de Jeugdzorg naar de gemeenten was afgesproken, dat de manier van registratie en declaratie (volgens bGGZ behandeltrajecten en sGGZ DBC’s) gehandhaafd zou blijven tot 1-1-2018. Binnenkort zal die methodiek dus definitief afgeschaft worden en komt er een nieuwe registratie- en declaratiesystematiek voor in de plaats.
Kort gezegd komt deze erop neer, dat de bestede tijd aan zorgactiviteiten geregistreerd moet worden en maandelijks achteraf gedeclareerd op basis van een zorgtoewijzing met een bepaalde prestatiecode en uurtarief of minuuttarief.
WAT IS DE AFGESPROKEN PROCEDURE RONDOM DE OVERGANG PER 1-1-2018?
- Alle behandeltrajecten en DBC’s moeten per 31-12-2017 afgesloten worden met een speciale sluitreden. Voor bGGZ trajecten is dat code 40, voor DBC’s is dat code 50.
- Per 1-1-2018 gaan gemeenten nieuwe zorgtoewijzingen versturen die nodig zijn voor de nieuwe systematiek.
- Declaraties gaan dan via de JW303 declaratiestandaard maandelijks achteraf plaatsvinden op basis van de bestede tijd.
Het is nu al duidelijk, dat veel gemeenten zich hier niet aan zullen houden.
- In de eerste plaats zijn er gemeenten die in 2017 de overgang al gedaan hebben (vandaar de aanpassingen die we hebben moeten doen in de laatste programma update).
- Voor gemeenten die de nieuwe systematiek per 1-1-2018 gaan invoeren is het onduidelijk of zij in staat zijn om nieuwe zorgtoewijzingen op tijd te gaan verstrekken.
- Vervolgens zullen er gemeenten zijn, die pas per 1 april of 1 juli 2018 de nieuwe systematiek gaan invoeren. De oude systematiek wordt wel per 31-12-2017 afgesloten, dus dat betekent dat er een kortere of langere periode zal zijn gedurende welke er bij de betreffende gemeenten niet gedeclareerd kan worden. Er zijn toezeggingen gedaan over voorschotregelingen, maar het zal moeten blijken hoe dat gaat werken.
We hopen dat na deze overgangsperiode de nieuwe systematiek meer rust gaat geven op administratief gebied!
NEN7510 goedkeuring
ManageWare Pro officieel goedgekeurd voor NEN7510
NEN7510 is de in Nederland gehanteerde norm voor informatiebeveiliging in de gezondheidszorg. De norm beschrijft technische, administratieve en procedurele aspecten van het identificeren en beheersen van veiligheidsrisico’s van allerlei aard.
De afgelopen jaren wordt ook in de GGZ steeds meer gehamerd op het op orde zijn van de informatiebeveiliging en diverse in de media verschenen incidenten met gegevenslekken hebben ook recent weer laten zien dat dat geen overbodige luxe is.
Audit
Als ManageWare Pro hebben we ons qua beveiligingsmaatregelen al langer laten leiden door de ISO27001 en daarvan afgeleide NEN7510 norm, maar dit jaar hebben we daar nog een schepje bovenop gedaan. We zijn verheugd te kunnen melden, dat we een uitgebreide audit met vlag en wimpel hebben doorstaan en nu dus ook officieel aan de NEN7510 norm voldoen. Het gaat hierbij om de ConsultManager software in combinatie met gelieerde diensten zoals ROM Manager en ePraktijk.
Aanleiding
Directe aanleiding voor het laten uitvoeren van de audit was de eis van Vecozo, dat softwareleveranciers die hun pakketten op Vecozo aangesloten willen hebben, moeten kunnen aantonen dat ze aan de NEN7510 norm voldoen.
Lokale installaties vallen buiten goedkeuring
Zorgverleners met lokale installaties van softwarepakketten vallen buiten deze goedkeuring, omdat de infrastructuur en beveiliging op lokatie bij de zorgverlener niet onder verantwoordelijkheid en beheer van de softwareleverancier valt en niet geaudit is.
Als volgende stap in de aanscherping van de beveiligingsprocedures is het te verwachten, dat Vecozo eisen gaat stellen aan zorgverleners met lokaal geïnstalleerde software.
Voor vrijgevestigden is het echter haast onmogelijk om lokaal aan de NEN7510 norm te voldoen. Men zal dan gedwongen zijn om een dienst af te nemen die wel onder de NEN goedkeuring valt, in ons geval is dat dus de ConsultManager EPD software in combinatie met een ePraktijk abonnement.
Individuele systeemcertificaten niet meer nodig!
Vanaf 2018 is het niet meer nodig, dat u als ConsultManager gebruiker een eigen systeemcertificaat van Vecozo gekoppeld heeft aan de software. De individuele systeemcertificaten worden vervangen door een centraal systeemcertificaat wat door Vecozo aan ons wordt uitgegeven en door ons in ConsultManager wordt gezet. Dit maakt beheer en verlenging van de individuele systeemcertificaten overbodig, dus alleszins een verbetering voor u en voor ons!
Wilt u van het centrale systeemcertificaat gebruik maken, dan moet u alleen een verklaring daaromtrent bij Vecozo laten registreren. Wij zullen u hierover t.z.t. nader berichten.
N.B. deze mogelijkheid is alleen beschikbaar voor ePraktijk gebruikers, lokale gebruikers komen hiervoor niet in aanmerking i.v.m. de door Vecozo gestelde beveiligingseisen.
Tarieven 2018
Indexatie tarieven 2018
De afgelopen jaren zijn we zeer terughoudend geweest met het verhogen van onze tarieven. Waar mogelijk hebben we ook tarieven verlaagd.
Voor 2018 is dat helaas niet mogelijk, we hebben te maken met verschillende kostenverhogende factoren. Twee belangrijke daarvan zijn de extra werkzaamheden en technische maatregelen rondom NEN7510 en daarnaast de ontwikkelingen in de Jeugdzorg die bovenmatig veel aandacht vragen.
Voor 2018 zien we ons daarom genoodzaakt om tariefsverhogingen door te voeren van ca. 2-5% op verschillende onderdelen en diensten. De tarievenlijst voor 2018 zal binnenkort op onze website beschikbaar zijn.
Veilig omgaan met persoonsgegevens
Omgaan met persoonsgegevens: hoe veilig werkt uw praktijk?
Beveiliging van persoonsgegevens blijft in de actualiteit op verschillende fronten, inclusief een recente journaaluitzending over onveilige websites van zorgaanbieders en berichtgeving van de LVVP over dit onderwerp. Wij willen in deze nieuwsbrief daarom ook nogmaals ingaan op het veilig omgaan met persoonsgegevens.
Aanmelding nieuwe cliënten via website
Veel vrijgevestigden hebben een eigen website en vaak is er op de website een mogelijkheid voor nieuwe cliënten om zich aan te melden. Bij die aanmelding geeft de cliënt diverse persoonsgegevens en informatie rondom klachten etc. door. Het aanmelden zelf dient veilig te gebeuren en de aanmeldingsgegevens moeten veilig opgeslagen worden. Dat gebeurt echter vaak niet en daarmee zijn de zorgaanbieders in overtreding van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
De oplossing hier is gebruik maken van een beveiligd aanmeldingsformulier dat door ons geleverd kan worden. U kunt het standaard formulier voorzien van uw eigen logo en u kunt aangeven welke items wel en welke niet voor uw formulier gebruikt moeten worden. De aanmeldingen worden veilig opgeslagen en u kunt de aanmeldingsgegevens met een druk op de knop inlezen in ConsultManager.
Gegevensoverdracht in brieven en formulieren
Zoals eerder bericht bevat het proces van informatie uitwisseling via normale e-mail diverse schakels die vatbaar kunnen zijn voor onderscheppen van informatie. Het is daarom af te raden om in de contacten met cliënten gewone e-mail te gebruiken voor losse teksten met persoonsgegevens of inhoudelijke behandelingsinformatie. Ook een behandelplan of andere inhoudelijke brieven/formulieren als PDF per e-mail versturen kunt u beter niet doen. MyMindspace is de oplossing voor dit probleem. Het is een besloten platform waar u zonder problemen inhoudelijke informatie kunt uitwisselen met uw cliënt en waar u met een druk op de knop brieven en formulieren vanuit ConsultManager kunt plaatsen. Gemakkelijker en veiliger dan e-mail!
Voor meer informatie over beide onderwerpen kunt u contact opnemen met de helpdesk: helpdesk@managewarepro.nl.
MyMindspace nieuws
Uitbreiding notificaties
Van diverse activiteiten die uw cliënten doen op MyMindspace krijgt u als begeleider een geanonimiseerde notificatie, zodat u niet telkens hoeft te controleren of er iets nieuws is. Omgekeerd krijgen uw cliënten ook een notificatie als u wat in hun traject gedaan heeft. Om u niet te overspoelen met notificatie e-mails hebben we het notificatie-mechanisme in eerste instantie beperkt gehouden. Op verzoek van gebruikers is dat nu uitgebreid.
In onderstaand overzicht kunt u zien voor welke activiteiten er notificaties verzonden worden.
MyMindspace: module Consultatie is live!
Sinds vorige week is de module Consultatie live. Dat betekent, dat andere gebruikers van het platform u om advies kunnen vragen bij de behandeling van een van hun cliënten. Omgekeerd kunt u ook een collega-gebruiker van het platform consulteren betreffende een van uw cliënten. Om van de module Consultatie gebruik te kunnen maken, dient u geregistreerd te staan op de zorgkaart.
U kunt zich aanmelden via helpdesk@mymindspace.nl
Verwijzingen van de huisarts ontvangen via MyMindspaceVanuit ConsultManager kunt u via MyMindspace veilig terugkoppeling geven naar de huisarts, zonder dat u daar zelf een Zorgmail abonnement voor nodig heeft.
Nu de module Consultatie inmiddels ook in de lucht is, is de enige ontbrekende schakel nog het ontvangen van verwijzingen van de huisarts. Hier wordt momenteel aan gewerkt, binnenkort kunnen verwijzingen veilig verzameld en verwerkt worden op MyMindspace. Bent u gebruiker van MyMindspace, dan worden verwijzingen ook doorgestuurd naar ConsultManager. Bent u nog geen gebruiker van MyMindspace, dan krijgt u een notificatie en kunt u via een beperkte inlog op MyMindspace daar de verwijsgegevens raadplegen. U neemt dan zelf de cliëntgegevens over in ConsultManager. Ook voor het kunnen ontvangen van verwijzingen is het essentieel dat u geregistreerd staat op de Zorgkaart van MyMindspace.
Wilt u onderzoeken of er nog ruimte is om nieuwe cliënten aan te nemen, zonder daarbij het omzetplafond te overschrijden?
De reeds behaalde omzet in een contractjaar is vrij eenvoudig middels een zoekopdracht te achterhalen, maar nog lopende behandelingen gaan ook meetellen voor de omzet. U kunt er alsnog achter komen of er nog ruimte is om nieuwe cliënten aan te nemen, door een managementrapportage op te vragen via de knop RAPPORTAGE in de bGGZ trajectenlijst of de lijst met DBC’s.
De management rapportage laat per verzekeraarscluster niet alleen de reeds behaalde omzet zien, maar doet ook een prognose voor het hele contractjaar.
Op basis van de prognose wordt de nog beschikbare ruimte weergegeven in omzet én in schatting van het aantal nog beschikbare nieuwe behandelingen.
Zie onderstaande tabel voor een voorbeeldrapportage.
Let op: een contractjaar is niet hetzelfde als een kalenderjaar! Voor het contractjaar 2017 b.v. tellen mee alle behandelingen die van 1-1-2017 t/m 31-12-2017 gestart zijn. Aangezien behandelingen administratief gezien maximaal 365 dagen mogen duren, zullen ook in 2018 nog steeds consulten gedaan worden en behandelingen afgesloten die in 2017 gestart zijn en dus meetellen voor het omzetplafond van contractjaar 2017.
MyMindspace workshop in klein groepsverband
MyMindspace workshops gemist? Volg een training in kleine groep!
Heeft u de MyMindspace workshops van de afgelopen maanden gemist maar heeft u nog steeds wel belangstelling? Of misschien bent u al begonnen met MyMindspace maar heeft u behoefte aan wat extra begeleiding en uitleg? Wij kunnen hiervoor speciale sessies inplannen voor groepen van 3-6 personen. Onder begeleiding verkent u dan de mogelijkheden van het platform en werkt u een standaard scenario af voor het aanmelden van clienten bij MyMindspace vanuit ConsultManager en andere functionaliteit in de integratie van de twee systemen. Denk hierbij b.v. aan het klaarzetten van vragenlijsten, overzetten van brieven/formulieren of terugkoppeling naar de huisarts.
Heeft u belangstelling? Neem dan contact op met Nynke Kok (nkok@managewarepro.nl) voor nadere informatie en/of om een afspraak te maken.
Een vragenlijst inplannen voor op een latere datum?
Wanneer u een vragenlijst klaarzet in ConsultManager, wordt in het aanvraagscherm automatisch de actuele datum als verzenddatum ingevuld. U kunt hier echter een willekeurige datum in de toekomst van maken. Doet u dat en drukt u vervolgens op KLAARZETTEN, dan wordt de aanvraag in ROM Manager opgeslagen met als status=ingepland.
De uitnodiging om de vragenlijst in te vullen wordt pas verstuurd op de aangegeven verzenddatum. U kunt op deze manier dus vragenlijsten inplannen om b.v. rekening te houden met een afwezigheid van de cliënt of om alvast een vervolgmeting op te nemen.
SBG aanlevering ROM: LVVP advies
ROM: LVVP advies opschorten SBG aanlevering blijft gehandhaafd
Ook na een uitspraak van de voorzieningenrechter, dat niet vastgesteld kan worden dat gegevens die aan SBG aangeleverd worden in het kader van de ROM benchmarking onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen, blijft de discussie op dit onderwerp voortduren.
Focus op dit moment is de manier waarop de toestemming door de cliënt vorm moet krijgen. De LVVP benadrukt, dat het bij vrijgevestigden, anders dan bij instellingen, gaat om zorgverleners die hoofdelijk tuchtrechtelijk aansprakelijk zijn voor eventuele fouten die gemaakt worden in deze.
Daarom blijft het advies van de LVVP om, hangende de gezamenlijke formulering door alle veldpartijen van een waterdichte toestemmingsprocedure, de gegevensaanlevering aan SBG via SVR nog steeds op te schorten. Voor het eigenlijke ROMmen bestaan geen juridische voetangels, dat dient wel gewoon door te gaan.